Công tác giao tế của Olympic: một nhiệm vụ trọng yếu

Chức danh chính thức của bà Renee Smith-Valade là Phó Chủ tịch đặc trách Giao tế. Các phóng viên dự các cuộc họp báo hàng ngày của Ủy ban Tổ chức Thế vận hội Vancouver và của Ủy ban Olympic Quốc tế khá quen thuộc với giới chức này, vì bà thường giữ vai trò người phát ngôn chính thức của Ủy ban Tổ chức.

Các phóng viên rất quen với lời chào bằng hai thứ tiếng của bà Smith-Valade, khi bà mở đầu cuộc họp báo hàng ngày tại trung tâm truyền thông báo chí chính của Thế vận hội.

Bà Smith-Valade nói với đài VOA rằng một trung những mục tiêu chính của công tác giao tế của Olympic Vancouver là thể hiện hai ngôn ngữ chính của Canada – tiếng Anh và tiếng Pháp, và đó cũng là hai ngôn ngữ của Ủy ban Olympic Quốc tế.

Bà Smith-Valade: "Chúng tôi muốn nâng mức chuẩn cao lên một chút, và ngay từ lúc tuyển chọn nhân sự ban đầu, cùng với nỗ lực phát huy tiếng Pháp của tôi, chúng tôi đã cố gắng thành lập một đội ngũ thành thạo cả hai ngôn ngữ. Và do đó cho dù là ở ngay trung tâm truyền thông báo chí này, hay ở bất cứ phòng truyền thông nào của Thế vận hội, những người phát ngôn của chúng tôi đều có thể trả lời các câu hỏi cả bằng tiếng Anh lẫn tiếng Pháp mà không cần phải trông chờ vào các thông dịch viên."

Bà Smith-Valade nhấn mạnh rằng với sự phối hợp chặt chẽ và hiệu quả trong tổ chức, bất cứ phát ngôn viên nào đại diện cho ủy ban tổ chức đều có sự chuẩn bị chu đáo.

Khi ủy ban nhận thấy có những vấn đề mà những chuyên gia bên ngoài có thể giải thích thỏa đáng hơn, họ sẽ mời các chuyên gia đó trả lời các câu hỏi của giới truyền thông báo chí.

Bà Smith-Valade: "Chúng tôi thường mời những người chịu trách nhiệm của các ngành như giao thông vận tải, dịch vụ đặt vé, và những người có kinh nghiệm về thể thao và các vận động viên để bảo đảm rằng những phát ngôn của chúng tôi 'nói có sách, mách có chứng'."

Bà Smith-Valade đã có nhiều kinh nghiệm trong lãnh vực tổ chức Olympic từ trước. Sau khi tốt nghiệp đại học, bà đã làm việc 5 năm cho ủy ban đăng cai Thế vận hội mùa Đông Calgary 1988. Tiếp đến bà đã hoạt động chính trị tại Calgary một số năm, và sau đó chuyển sang làm giao tế công cộng 8 năm cho ngành hàng không, trước khi tham gia ủy ban tổ chức Thế vận hội Vancouver năm 2005.

Bà Smith-Valade nói thời gian làm giao tế công cộng trong ngành hàng không đã trang bị cho bà những kinh nghiệm hữu ích, giúp bà đảm nhận nhiệm vụ to lớn hơn cho Olympic Vancouver. Một trong những ví dụ về sự việc khó khăn mà bà phải đối phó trong nhiệm vụ giao tiếp mới đây nhất là vụ tai nạn khiến vận động viên Nodar Kumaritashvili của Gruzia thiệt mạng trong một buổi tập luyện chỉ vài giờ trước lễ khai mạc Olympic.

Bà Smith-Valade cho biết: "Có thể nói kinh nghiệm đối phó với những tình huống khủng hoảng trong ngành hàng không đã trang bị cho tôi khả năng nhận biết phải làm gì và làm như thế nào để bắt đầu nói về tin buồn gây chấn động đó, vào thời điểm mà bản thân mình bị cảm giác xúc động làm tê liệt.

Đó là một cú sốc làm chấn động tất cả chúng tôi, đặc biệt là trong một tình huống hết sức tương phản, khi mà chúng tôi đang trong giai đoạn chuẩn bị trình bày những thông điệp vui mừng của lễ khai mạc đại hội, thì tai nạn đáng tiếc đó xảy ra. Tai nạn này vẫn tiếp tục là một vấn đề trong suốt thời gian diễn ra Thế vận hội, và hàng ngày chúng tôi phải luôn hết sức thận trọng để bảo đảm rằng chúng tôi không phát ngôn một điều gì có thể đẩy chúng tôi vào thế khó khăn về pháp lý, là bởi vì rất khó có thể nói được nguyên nhân nào dẫn đến tai nạn này."

Bà Smith-Valade nói rằng biết cách ứng phó để trả lời những câu hỏi khó của giới truyền thông chính là bí quyết thành công. Bà nói: "Cần phải thật vững và không để những tình huống khó khăn quật ngã mình, bởi vì những tình huống khó khăn đó trước sau gì cũng sẽ đến. Chúng đã xảy ra tại Calgary, rồi Torino, rồi Bắc Kinh. Những câu hỏi hóc búa thường xuất hiện trong 5 hay 6 ngày đầu của Thế vận hội. Nếu chúng ta sẵn sàng chờ đón những câu hỏi đó, và đã chuẩn bị đâu ra đó, thì chúng ta sẽ rất tự tin trả lời mọi câu hỏi, và sẽ lạc quan rằng những điều tốt đẹp nhất đang đến với đại hội, và chúng ta vượt qua được những thử thách đó."

Bà Renee Smith-Valade nói thêm rằng bên cạnh nỗ lực ứng phó hiệu quả với giới truyền thông quốc tế, bà và các đồng sự còn phải nỗ lực bảo đảm rằng trang web của Olympic Vancouver là một nguồn thông tin nhanh chóng, chính xác, đáng tin cậy và đầy đủ chi tiết về đại hội thể thao được cả thế giới theo dõi.